Mari Belajar Microsoft Word : Mengenal Fungsi Mail Merge

Banyak sekali fitur atau menu di Microsoft Word yang bisa  mempermudah dan mempersingkat pekerjaan. Namun tak jarang menu tersebut kurang terpakai karena ketidaktahuan cara penggunaannya. Salah satu yang sangat peting diketahui oleh pengguna MS Word adalah Mail Merge. 

Mail Merge adalah salah satu fitur yang bisa digunakakan dalam pembuatan dokumen yang banyak dengan jenis isian yang sama. Misalnya membuat surat undangan, bio data, formulir pendaftaran dll. Dengan mail merge, kita tidak perlu membuat banyak file untuk satu dokumen yang bisa dipergunakan untuk beberapa orang. Misalnya sekolah akan mengundang sejumlah orangtua murid. Format undangannya pasti sama. Yang berbeda hanyalah nama dan alamat penerima. 

Menggunakan mail merge tidaklah sulit. Siapapun bisa mengunakannya. Hanya perlu sedikit waktu untuk membaca tutorial di bawah ini, selanjutnya lakukan praktek sesuai contoh. Jika tekun, anda pasti akan mampu menggunakaan mail merge dengan lancar. Yang terpenting adalah semangat pantang menyerah untuk selalu belajar.

Ada dua tehnik penggunaan mail merge di Microsoft Word. Namun saya hanya akan menguraikan salah satu tehnik saja yang menurut saya lebih mudah dan simpel. Silahkan simak baik-baik uraian di bawah ini!!

1. Buka MS Word, buatlah sebuah dokumen seperti contoh di bawah ini ! beri nama file tersebut misalnya " Data Penerima TPG"` Simpan di folder baru agar tidak susah mencarinya. Beri nama foldernya, misalnya: "mail Merge"`

2. Selanjutnya buka MS Excel. Buat sumber data untuk isian formulir di atas. Setelah selesai simpan dan beri nama file tersebut misalnya "Sumber Data" . Simpan di folder yang sama dengan folder tempat file MS Word di atas di simpan. Kemudian tutup file "sumber data" tersebut.

3. Buka kembali file MS| Word yang tadi dibuat (Data penerima TPG). Klik Menu Mailing.

4. Pilih sub menu "Select Recepients". Kemudian pilih lagi " Use Exciting List"

5. Akan muncul jendela eksplorer untuk mencari file sumber data yang tadi telah dibuat. Cari file tersebut dan jika sudah ada pilih file sumber data. Selanjutnya klik open.

6. Akan muncul lagi kotak dialog. Pilih lokasi lembar kerja yang berisi file sumber data tadi. Disini admin akan memilih sheet 1.Jika sudah dipilih klik ok.

7. Selanjutnya letakan kursor di lokasi isian dimulai dari isian "Nama". Pilih sub menu "insert Merge Field dengan cara mengklik panah kecil di bawah tulisan. Selanjutnya klik di tulisan nama.

8. Untuk mengisi bagian lain (NIP, Pangkat, Gol..,..) lakukan langkah tujuh beberapa kali sampai semua isian telah terisi seperti di bawah.

9. Untuk melihat hasil pekerjaan, klik menu preview. Untuk memindahkan klik panah .

10. Langkah terakhir adalah mencetak dokumen. Pilih menu 'Finish and Merge".

11. Pilih Print Documen. Di sana ada beberapa pilihan untuk mencetak dokumen` Bisa mencetak satu persatu atau mencetak seluruh dokumen. Silahkan pilih sesuai keperluan.

Demikianlah tutorial Mail Merge yang dapat admin uraikan. Semoga bermanfaat!!!